Logo

Platforma zakupowa eB2B. Biznes, Korzyści, Kontakty, Zysk

Obowiązek informacyjny 

Obowiązek informacyjny dla: KRAJOWA GRUPA SPOŻYWCZA S.A.

Informacja dla Oferentów w związku z przetwarzaniem danych osobowych

1. Niniejsza informacja dla Oferentów została wydana zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE obowiązujące od dnia 25 maja 2018 roku – dalej jako: RODO) i dotyczy danych osobowych pozyskiwanych przez Krajową Grupę Spożywczą S.A. z siedzibą w Toruniu przy ul. Kraszewskiego 40 (87-100), KRS 0000084678 (dalej zwaną „Spółką”) w postępowaniu dotyczącym wyboru dostawcy włókniny dla Krajowej Grupy Spożywczej S.A. w 2024 roku („Postępowanie”), jako administratora tych danych osobowych. Dokument niniejszy zawiera informację o wszelkich formach przetwarzania danych osobowych w odniesieniu do:

  1. osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, biorących udział w Postępowaniu,
  2. pracowników, współpracowników, pełnomocników, przedstawicieli, podwykonawców lub reprezentantów podmiotów innych niż osoby fizyczne, biorących udział w Postępowaniu lub będących podwykonawcami takich podmiotów,
  3. innych osób, których dane Spółka przetwarza w celach weryfikacji złożonych ofert w Postępowaniu,

(łącznie „Oferenci”, „Kontrahenci”).

2. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich, spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
3. Podanie danych osobowych określonych poniżej w ust. 4 jest dobrowolne, jednakże niezbędne dla prowadzenia Postępowania oraz innych działań prowadzących do zawarcia umowy pomiędzy        Oferentem/Kontrahentem a Spółką (konsekwencją braku podania danych jest uniemożliwienie udziału w Postępowaniu).

4. W związku z Postępowaniem, Spółka może przetwarzać podane dane osobowe, takie jak:

  1. imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej, adres korespondencyjny;
  2. dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu;
  3. numery rejestrowe (PESEL, w tym numer NIP lub REGON);
  4. posiadane doświadczenie lub uprawnienia;
  5. stanowisko zajmowane w ramach danej organizacji lub pełnioną funkcję;
  6. inne dane zawarte w oświadczeniach Oferenta lub referencjach przedstawianych w danym Postępowaniu, w tym w szczególności specyficzne numery identyfikacyjne niebędące numerami nadawanymi powszechnie (np. numer rachunku bankowego, wykształcenie, tytuł zawodowy, identyfikator służbowy lub zawodowy).

5.  Spółka może również pozyskiwać dane osobowe:

  1. od podmiotów zatrudniających lub które są przez dane osoby reprezentowane w zakresie informacji niezbędnych do prowadzenia Postępowania oraz kontaktu z Oferentem, np. o zmianie danych kontaktowych, zakończeniu zatrudnienia lub współpracy;
  2. podwykonawców Oferentów od Oferentów, którzy dostarczyli Spółce takie dane w ramach Postępowania;
  3. z publicznie dostępnych źródeł (w szczególności rejestry przedsiębiorców CEIDG, KRS w celu weryfikacji podanych informacji) i przetwarzać je w zakresie ograniczonym do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach.

6.  Dane są przetwarzane wyłącznie, gdy:

  1. przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) - w zakresie danych osobowych osób prowadzących działalność gospodarczą, z którymi Spółka może zawrzeć umowę;
  2. przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych w sytuacji, gdy są lub będą Państwo stroną umowy zawartej ze Spółką (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
  3. przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z obowiązków prawnych lub wprost nakazuje to przepis prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) - w zakresie danych osobowych zawartych w dokumentach podlegających archiwizacji na podstawie przepisów prawa;
  4. przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Spółki lub osoby trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), z zachowaniem równowagi pomiędzy uzasadnionym interesem Spółki a prywatnością. Za uzasadnione interesy uznaje się:
  1. umożliwienie Spółce kontaktu z Oferentami;
  2. weryfikację złożonych ofert;
  3. weryfikację Oferentów w publicznych rejestrach;
  4. weryfikację potencjału, doświadczenia oraz możliwości wykorzystania informacji w innych Postępowaniach (tworzenie bazy dostawców) prowadzonych przez Spółkę;
  5. zapobieganie oszustwom oraz działalności przestępczej;
  6. prowadzenie procesów audytu wewnętrznego i zewnętrznego;
  7. ustalanie lub dochodzenie przez Spółkę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami.

7.  Spółka może przekazywać dane osobowe tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Spółkę i nie będzie wykraczać poza zakres wskazany w ust. 6:

  1. podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Spółki, np.:
  1. podmiotom świadczącym usługi archiwizacji dokumentów;
  2. podmiotom świadczącym na rzecz Spółki usługi hostingu i serwisu poczty elektronicznej i innych elektronicznych środków komunikacji, a także systemów informatycznych;
  1. innym administratorom danych osobowych, takim jak:
  1. dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;
  2. podmioty prowadzące działalność doradczą, podmioty prowadzące działalność audytorską oraz kancelarie prawne;
  1. innym osobom w ramach organizacji danego Oferenta lub podwykonawcy.

8.  Dane osobowe są przetwarzane w celach określonych w ust. 6 powyżej i w zakresie koniecznym dla ich osiągnięcia tak długo, jak jest to niezbędne, w szczególności:
  1. w celu obsługi Postępowania - przez czas trwania Postępowania;
  2. poprzez przechowywanie dokumentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym ustawy o rachunkowości i ustawy Ordynacja Podatkowa - przez okres wskazany we właściwych przepisach prawa, co do zasady 5 lat;
  3. dla celów ustalania lub dochodzenia przez Spółkę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności oraz obrony przed takimi roszczeniami - co do zasady nie dłużej niż przez 8 lat od zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia lub uzyskania informacji o szkodzie i osobie obowiązanej do jej naprawienia.

9.  Każda osoba ma prawo:
  1. dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę. W razie stwierdzenia, że jakiekolwiek informacje są nieprawidłowe lub niekompletne, możliwe jest złożenie wniosku o ich sprostowanie;
  2. wycofania zgody w każdym momencie (z zastrzeżeniem, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem);
  3. żądania usunięcia danych osobowych - w przypadkach określonych przepisami RODO;
  4. żądania sprostowania lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych - w przypadkach określonych przepisami RODO;
  5. wyrażenia sprzeciwu - z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją - wobec przetwarzania danych osobowych, jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów Spółki lub strony trzeciej;
  6. przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych Spółce w  ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Spółki i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności;
  7. złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych osobowych - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Prośby, żądania lub sprzeciwy będą przez Spółkę weryfikowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zastrzega się, że w odpowiedzi na żądanie Spółka może poprosić o zweryfikowanie tożsamości lub podanie informacji, które umożliwią poznanie istotnych okoliczności sprawy.

10.  Spółka zastrzega, że w celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych, może okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie danych osobowych, które już posiada lub poinformowanie o wszelkich zmianach dotyczących tych danych osobowych (takich jak np. zmiana adresu e-mail). W związku z przetwarzaniem danych osobowych nie będzie dochodziło do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.
11.  Jeżeli będzie to wymagane prawem, informacje dotyczące ewentualnych zmian przetwarzania danych osobowych opisanych w niniejszym dokumencie, zostaną przekazane za pośrednictwem adekwatnej formy komunikacji zazwyczaj używanej przez Spółkę w kontaktach z Oferentami.
12.  Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych można uzyskać pod adresem e-mail: iod@kgssa.pl .