Informacja dla Oferentów w związku z przetwarzaniem danych osobowych

1. Niniejsza informacja dla Oferentów została wydana zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE obowiązujące od dnia 25 maja 2018 roku – dalej jako: RODO) i dotyczy danych osobowych pozyskiwanych przez Krajową Grupę Spożywczą S.A. z siedzibą w Toruniu przy ul. Kraszewskiego 40 (87-100), KRS 0000084678 (dalej zwaną „Spółką”) w postępowaniu dotyczącym wyboru dostawcy włókniny dla Krajowej Grupy Spożywczej S.A. w 2024 roku („Postępowanie”), jako administratora tych danych osobowych. Dokument niniejszy zawiera informację o wszelkich formach przetwarzania danych osobowych w odniesieniu do:

1. osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, biorących udział w Postępowaniu,
2. pracowników, współpracowników, pełnomocników, przedstawicieli, podwykonawców lub reprezentantów podmiotów innych niż osoby fizyczne, biorących udział w Postępowaniu lub będących podwykonawcami takich podmiotów,
3. innych osób, których dane Spółka przetwarza w celach weryfikacji złożonych ofert w Postępowaniu,

(łącznie „Oferenci”, „Kontrahenci”).

2. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich, spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
3. Podanie danych osobowych określonych poniżej w ust. 4 jest dobrowolne, jednakże niezbędne dla prowadzenia Postępowania oraz innych działań prowadzących do zawarcia umowy pomiędzy        Oferentem/Kontrahentem a Spółką (konsekwencją braku podania danych jest uniemożliwienie udziału w Postępowaniu).

1. imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej, adres korespondencyjny;
2. dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu;
3. numery rejestrowe (PESEL, w tym numer NIP lub REGON);
4. posiadane doświadczenie lub uprawnienia;
5. stanowisko zajmowane w ramach danej organizacji lub pełnioną funkcję;
6. inne dane zawarte w oświadczeniach Oferenta lub referencjach przedstawianych w danym Postępowaniu, w tym w szczególności specyficzne numery identyfikacyjne niebędące numerami nadawanymi powszechnie (np. numer rachunku bankowego, wykształcenie, tytuł zawodowy, identyfikator służbowy lub zawodowy).

1. od podmiotów zatrudniających lub które są przez dane osoby reprezentowane w zakresie informacji niezbędnych do prowadzenia Postępowania oraz kontaktu z Oferentem, np. o zmianie danych kontaktowych, zakończeniu zatrudnienia lub współpracy;
2. podwykonawców Oferentów od Oferentów, którzy dostarczyli Spółce takie dane w ramach Postępowania;
3. z publicznie dostępnych źródeł (w szczególności rejestry przedsiębiorców CEIDG, KRS w celu weryfikacji podanych informacji) i przetwarzać je w zakresie ograniczonym do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach.

1. przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) - w zakresie danych osobowych osób prowadzących działalność gospodarczą, z którymi Spółka może zawrzeć umowę;
2. przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych w sytuacji, gdy są lub będą Państwo stroną umowy zawartej ze Spółką (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
3. przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z obowiązków prawnych lub wprost nakazuje to przepis prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) - w zakresie danych osobowych zawartych w dokumentach podlegających archiwizacji na podstawie przepisów prawa;
4. przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Spółki lub osoby trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), z zachowaniem równowagi pomiędzy uzasadnionym interesem Spółki a prywatnością. Za uzasadnione interesy uznaje się:

1. umożliwienie Spółce kontaktu z Oferentami;
2. weryfikację złożonych ofert;
3. weryfikację Oferentów w publicznych rejestrach;
4. weryfikację potencjału, doświadczenia oraz możliwości wykorzystania informacji w innych Postępowaniach (tworzenie bazy dostawców) prowadzonych przez Spółkę;
5. zapobieganie oszustwom oraz działalności przestępczej;
6. prowadzenie procesów audytu wewnętrznego i zewnętrznego;
7. ustalanie lub dochodzenie przez Spółkę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami.

1. podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Spółki, np.:

1. podmiotom świadczącym usługi archiwizacji dokumentów;
2. podmiotom świadczącym na rzecz Spółki usługi hostingu i serwisu poczty elektronicznej i innych elektronicznych środków komunikacji, a także systemów informatycznych;

1. innym administratorom danych osobowych, takim jak:

1. dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;
2. podmioty prowadzące działalność doradczą, podmioty prowadzące działalność audytorską oraz kancelarie prawne;

1. innym osobom w ramach organizacji danego Oferenta lub podwykonawcy.

1. w celu obsługi Postępowania - przez czas trwania Postępowania;
2. poprzez przechowywanie dokumentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym ustawy o rachunkowości i ustawy Ordynacja Podatkowa - przez okres wskazany we właściwych przepisach prawa, co do zasady 5 lat;
3. dla celów ustalania lub dochodzenia przez Spółkę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności oraz obrony przed takimi roszczeniami - co do zasady nie dłużej niż przez 8 lat od zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia lub uzyskania informacji o szkodzie i osobie obowiązanej do jej naprawienia.

1. dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę. W razie stwierdzenia, że jakiekolwiek informacje są nieprawidłowe lub niekompletne, możliwe jest złożenie wniosku o ich sprostowanie;
2. wycofania zgody w każdym momencie (z zastrzeżeniem, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem);
3. żądania usunięcia danych osobowych - w przypadkach określonych przepisami RODO;
4. żądania sprostowania lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych - w przypadkach określonych przepisami RODO;
5. wyrażenia sprzeciwu - z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją - wobec przetwarzania danych osobowych, jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów Spółki lub strony trzeciej;
6. przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych Spółce w  ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Spółki i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności;
7. złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych osobowych - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Prośby, żądania lub sprzeciwy będą przez Spółkę weryfikowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zastrzega się, że w odpowiedzi na żądanie Spółka może poprosić o zweryfikowanie tożsamości lub podanie informacji, które umożliwią poznanie istotnych okoliczności sprawy.